Δεχόμενη περίπου 100.000 αιτήσεις για άσυλο κάθε χρόνο, η Ελληνική Κυβέρνηση αποφάσισε να δημιουργήσει το νέο Υπουργείο Μετανάστευσης και Ασύλου το 2020 με στόχο την ελαχιστοποίηση των γραφειοκρατικών καθυστερήσεων και την επιτάχυνση των διαδικασιών για τους μετανάστες και τους αιτούντες άσυλο.
Παρόλα αυτά, τα παλαιωμένα εσωτερικά συστήματα των εγκαταστάσεων του Υπουργείου περιόριζαν σημαντικά την αποτελεσματική εσωτερική συνεργασία. Για να αντιμετωπίσει αυτές τις δυσκολίες, το Υπουργείο, σε συνεργασία με το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης, αποφάσισε να στραφεί στο Microsoft 365. Χάρη στην ταχεία υιοθέτησή του, το προσωπικό έχει πλέον πρόσβαση σε σημαντικά έγγραφα και συνεργάζεται με ασφάλεια από οπουδήποτε, συγκεκριμενοποιώντας τη ροή των εργασιών και επιταχύνοντας ολόκληρη τη διαδικασία της μετανάστευσης.
Το ελληνικό Υπουργείο Μετανάστευσης και Ασύλου ξεκίνησε τη λειτουργία του τον Ιανουάριο του 2020. Στόχος του είναι να ελέγχει τις εισροές από τα ελληνικά σύνορα και να διασφαλίσει ότι οι μετανάστες και οι αιτούντες άσυλο θα λάβουν την κατάλληλη καθοδήγηση για να ολοκληρώσουν τις απαραίτητες διαδικασίες για την είσοδο στη χώρα.
«Το 2020, η Ελλάδα είχε σχεδόν 100.000 αιτούντες άσυλο, κάτι που δημιούργησε τεράστια καθυστέρηση στην ολοκλήρωση των αιτήσεών τους», εξηγεί ο Κωνσταντίνος Κωστάκος, Διευθυντής του Γραφείου του Υπουργού. «Χρησιμοποιούσαμε παλαιωμένα συστήματα ανοιχτού κώδικα με στοιχειώδεις δυνατότητες αποκλειστικά εντός των γραφείων μας. Μας έλειπε η ασφάλεια και τα ισχυρά εργαλεία συνεργασίας για να προσφέρουμε την αποτελεσματική και ακριβή καθοδήγηση που θα περίμεναν οι αιτούντες άσυλο».
Βοηθώντας τους μετανάστες μέσω απομακρυσμένης εργασίας
Η εμφάνιση της πανδημίας του COVID κατέστησε την απομακρυσμένη συνεργασία σε πραγματικό χρόνο ακόμη πιο απαραίτητη και επείγουσα. Το Υπουργείο ήθελε να διασφαλίσει την ασφάλεια των εργαζομένων του, αποτρέποντας παράλληλα καθυστερήσεις για τους αιτούντες. Με 37 κέντρα φιλοξενίας προσφύγων και περισσότερα από 10 Περιφερειακά Γραφεία Ασύλου σε όλη τη χώρα, οι υπάλληλοι του Υπουργείου έπρεπε να είναι πολύ πιο ευέλικτοι.
«Ξεκινήσαμε με μια δοκιμαστική συνδρομή Microsoft 365 και αρχίσαμε αμέσως να χρησιμοποιούμε το Word, το PowerPoint και το Outlook online», λέει ο κ. Κωστάκος. «Όλα τα αρχεία μας ήταν άμεσα διαθέσιμα στο διαδίκτυο. Όταν ξεκίνησε το lockdown λόγω του COVID, είχαμε ήδη τα πάντα στο cloud και μπορούσαμε να λειτουργήσουμε κανονικά. Κάποιοι υπάλληλοι δούλευαν από τα σπίτια τους και κάποιοι από το γραφείο. Βασιστήκαμε ιδιαίτερα στις δυνατότητες κοινής χρήσης οθόνης του Microsoft Teams για να βρισκόμαστε όλοι στο ίδιο μήκος κύματος ακόμη κι αν βρισκόμασταν σε διαφορετικά σημεία».
«Χάρη στην τεχνολογία της Microsoft, καταφέραμε να αναθεωρήσουμε τις εργασιακές μας πρακτικές γρήγορα και ανώδυνα».
-Νότης Μηταράκης, Υπουργός Μετανάστευσης και Ασύλου
Βελτιωμένη πρόσβαση, μεγαλύτερη παραγωγικότητα
«Το Microsoft 365 είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για εμάς γιατί παρέχει μια δημοκρατική και ξεκάθαρη προσέγγιση στην εργασία», λέει ο Αναστάσιος Σαλής, Γενικός Διευθυντής Πληροφορικής και Επικοινωνιών του Υπουργείου. «Δεν υπάρχουν πια "σκοτεινά σημεία" γιατί γνωρίζεις ανά πάσα στιγμή τι γίνεται και ποιος το κάνει. Κανείς πλέον δεν μπορεί να ισχυριστεί ότι δεν έχει πρόσβαση στα αρχεία που χρειάζεται. Έχουμε λάβει θετικά σχόλια από όλους, ειδικά για την επιλογή της συμμετοχής σε συσκέψεις μέσω του Microsoft Teams, είτε από το γραφείο είτε από οπουδήποτε μέσω τηλεφώνου».
Σύμφωνα με μια εσωτερική έρευνα του Υπουργείου, το 83% των χρηστών του Microsoft Teams πιστεύει ότι η τεχνολογία έχει συμβάλει σημαντικά στην ομαλότερη συνεργασία και στην εξοικονόμηση χρόνου. Το 81% ανέφερε ότι ο αποθηκευτικός χώρος του OneDrive στο cloud έκανε την εργασία πιο αποτελεσματική γιατί διευκόλυνε την αποθήκευση και την κοινή χρήση εγγράφων. Το 96% ανέφερε ότι η χρήση των cloud εργαλείων της Microsoft τους έκανε να αισθάνονται πιο οργανωμένοι.
«Έχουμε λάβει θετικά σχόλια από όλους, ειδικά για την επιλογή της συμμετοχής σε συσκέψεις μέσω του Microsoft Teams, είτε από το γραφείο είτε από οπουδήποτε μέσω τηλεφώνου».
-Αναστάσιος Σαλής, Γενικός Διευθυντής, Υπουργείο Μετανάστευσης και Άσυλου
Κοιτάζοντας το μέλλον πιο καθαρά
«Πλέον μπορούμε να οργανώσουμε γρήγορα τα δεδομένα και τους λογαριασμούς των υπαλλήλων μας και να συστηματοποιήσουμε τον τρόπο με τον οποίο καταχωρούμε τις νέες αιτήσεις μετανάστευσης και ασύλου», επισημαίνει ο Νότης Μηταράκης, Υπουργός Μετανάστευσης και Ασύλου. «Παράλληλα, καταφέραμε να παρέχουμε στους υπαλλήλους μας ένα ενοποιημένο περιβάλλον για πρόσβαση σε υπηρεσίες email και αποθήκευσης cloud. Η αναβάθμιση βελτίωσε επίσης την ικανότητά μας να διαχειριστούμε κρίσεις ενώ συνεχίζουμε την αποστολή μας να βοηθούμε τους μετανάστες στο μέγιστο των δυνατοτήτων μας. Συνοψίζοντας, χάρη στην τεχνολογία της Microsoft, καταφέραμε να αναθεωρήσουμε τις εργασιακές μας πρακτικές γρήγορα και ανώδυνα αλλά και να ξεπεράσουμε σημαντικά αυτό που ονομάζουμε "το μέγιστο των δυνατοτήτων μας"».
