«Τάξη» στα αρχεία του επιχειρεί να βάλει το Δημόσιο μέσω του Ταμείου Ανάκαμψης. Πάνω από 1,44 εκατ. κούτες γεμάτες αρχειακό υλικό (65 εκατ. αρχεία) θα καταγραφούν, θα μεταφερθούν και θα φυλαχθούν κατάλληλα για χρονικό διάστημα έως και 2-3 έτη ώστε τα σημαντικά και «ευαίσθητου» περιεχομένου έγγραφα που συσσωρεύονται στα υπόγεια και τα ντουλάπια υπουργείων, δημόσιων υπηρεσιών και φορέων να μην «αραχνιάζουν» με κίνδυνο να καταστραφούν ή χαθούν αλλά και για να γίνει σχετικό «ξεσκαρτάρισμα».
Προ ημερών μόλις, ο αναπληρωτής ΥΠΟΙΚ, Θ. Σκυλακάκης, έδωσε το «πράσινο φως», μετά και τη θετική αξιολόγηση της ΕΥΣΤΑ επί της πληρότητας των στοιχείων του έργου, για την ένταξη της δράσης «Ασφαλής αποθήκευση φυσικών αρχείων του δημόσιου και ευρύτερου δημόσιου τομέα» στο Ταμείο Ανάκαμψης και Ανθεκτικότητας στο Ταμείο Ανάκαμψης και Ανθεκτικότητας, η οποία αφορά την παροχή Υπηρεσιών Εγκιβωτισμού, Καταγραφής, Μεταφοράς, Ασφαλούς Φύλαξης και Ασφαλούς Διαχείρισης Αρχείου Δημοσίων Φορέων του Δημοσίου, Γενικής και Κεντρικής Κυβέρνησης καθώς και ΟΤΑ Α’ και Β΄ βαθμού. Η δημόσια δαπάνη του έργου που προτείνεται για εγγραφή στο Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων ανέρχεται σε σχεδόν 40 εκατ. ευρώ, εκ των οποίων τα 32,257 εκατ. ευρώ αποτελούν συνεισφορά του RRF (τα υπόλοιπα ΠΔΕ και ΦΠΑ). Το ποσό θα «διανεμηθεί» ισόποσα (7,7% σχεδόν το ποσοστό επί της επιλέξιμης δαπάνης) στις 13 Περιφέρειες της Ελλάδας. Φορέας υλοποίησης είναι η Κοινωνία της Πληροφορίας.
Οι 1,4 εκατ. κούτες με τα 65 εκατ. αρχεία
Το αντικείμενο του έργου αφορά στην παροχή Υπηρεσιών Εγκιβωτισμού, Καταγραφής, Μεταφοράς, Ασφαλούς Φύλαξης και Ασφαλούς Διαχείρισης Αρχείου Δημοσίων Φορέων του Δημοσίου, Γενικής και Κεντρικής Κυβέρνησης καθώς και ΟΤΑ α και β βαθμού, το οποίο έχουν την ευθύνη να διαχειρίζονται σύμφωνα με το Ν. 4610/2019. Το προς φύλαξη αρχείο, θα παραλαμβάνεται, τμηματικά από τους χώρους των δημοσίων ανωτέρω φορέων όπου βρίσκεται σήμερα κατόπιν σχετικού αιτήματος του Δημόσιου Φορέα και θα μεταφέρεται για φύλαξη και διαχείριση στις εγκαταστάσεις του Αναδόχου.
Ο συνολικός όγκος αρχείου που αναμένεται να εγκιβωτιστεί και να φυλαχθεί για χρονικό διάστημα έως δύο (2) έτη εκτιμάται σε ένα εκατομμύριο τετρακόσιες σαράντα χιλιάδες (1.440.000) κιβώτια με κατ’ ελάχιστον 65.000.000 αρχείων άλλως 5.760.000 φάκελοι.
Η Πιλοτική υλοποίηση της πρότυπης τήρησης αρχείων για την ασφαλή αποθήκευση αφορά περίπου 65.000.000 αρχεία (Α5/Α4/Α3/Α2/Α1/Α0) ή άλλως 5.760.000 φάκελους/κιβώτια αρχείων του δημόσιου τομέα με σκοπό μια πιο αποτελεσματική δημόσια διοίκηση και στοχεύει στη μείωση του χρονικού κόστους παροχής των υπηρεσιών αυτών στο κοινό από τη δημόσια διοίκηση, ενώ η καλύτερη πρόσβαση στα αρχεία αναμένεται επίσης να οδηγήσει σε σημαντική εξοικονόμηση κόστους και στην απελευθέρωση πόρων.
Στο αντικείμενο του έργου περιλαμβάνεται :
• Μελέτη Εφαρμογής. Η μελέτη Εφαρμογής που περιλαμβάνει την εκπόνηση μελέτης για την μεθοδολογία εκτέλεσης – αρχειοθέτησης του αρχείου, διασφάλισης της ποιότητας του έργου καθώς και διαστασιοποίησης των φορέων. • Ανάπτυξη πλατφόρμας για την Υποστήριξη των Φορέων της Δημόσιας Διοίκησης για την Εφαρμογή της ασφαλούς Αρχειοφύλαξης . • Υπηρεσίες εκπαίδευσης • Υπηρεσίες διαστασιοποίησης και Ποσοτικής Καταγραφής αρχείου φορέων • Υπηρεσίες Εγκιβωτισμού, Παραλαβής και Μεταφοράς αρχειακού κιβωτίου στις εγκαταστάσεις του Αναδόχου • Υπηρεσίες Καταγραφής στις εγκαταστάσεις του αναδόχου και καταχώρηση σε ηλεκτρονική πλατφόρμα • Ασφαλής φύλαξη και ασφαλής διαχείριση εγκιβωτισμένου αρχείου για δύο (2) έτη • Υπηρεσίες καταστροφής αρχείου κατόπιν έγκρισης των Γενικών Αρχείων του Κράτους που θα εξασφαλίζει ο εκάστοτε Δημόσιος Φορέας • Ψηφιοποίηση αρχείου μεγέθους Α0-Α1-Α2 (περιλαμβάνονται έως 3 μεταδεδομένα) • Ψηφιοποίηση αρχείου μεγέθους Α3-Α4-Α5 (περιλαμβάνονται έως 3 μεταδεδομένα) • Υπηρεσίες Μεταφοράς σε χώρους τρίτων.
Θα συναφθεί Σύμβαση Συμφωνίας Πλαισίου με έναν οικονομικό φορέα κατόπιν Ανοικτού Ηλεκτρονικού Άνω των Ορίων Διαγωνισμού και εν συνεχεία θα καταρτιστούν μία ή περισσότερες εκτελεστικές συμβάσεις, ανάλογα με τη διαστασιοποίηση των Φορέων του Δημόσιου και ευρύτερου Δημόσιου Τομέα, για την κάλυψη του συνόλου του φυσικού αντικειμένου που περιεγράφηκε ανωτέρω. Ως ημερομηνία ΣΥΜΒΑΣΗΣ (ΕΝΑΡΞΗΣ ΥΠΟΕΡΓΟΥ) αναφέρεται η 20η/04/2023.
Το υποέργο και η παλιά διαβούλευση της διακήρυξης
Πρόκειται για ένα από τα 9 υποέργα (εν προκειμένω, το 9ο), των δράσεων του υπ. Ψηφιακής Διακυβέρνησης που ανήκουν στον πυλώνα του ψηφιακού μετασχηματισμού (συνολικού ύψους 570 εκατ. ευρώ).
Η Κοινωνία της Πληροφορίας προ 3μήνου είχε θέσει σε διαβούλευση το Τεύχος Διακήρυξης για το έργο «Υπηρεσίες εγκιβωτισμού, καταγραφής, μεταφοράς, ασφαλούς φύλαξης και ασφαλούς διαχείρισης αρχείου δημοσίων φορέων», στο οποίο πάντως αναφέρονταν ότι η διάρκεια της σύμβασης ορίζεται σε σαράντα (40) μήνες από την υπογραφή της.
Αντικείμενο του έργου αποτελεί η Φύλαξη και Διαχείριση του Αρχείου Δημοσίων Φορέων μέσω παροχής υπηρεσιών οργάνωσης, μεταφοράς και φύλαξης του αρχειακού υλικού των Δημοσίων Φορέων στις οποίες περιλαμβάνεται μια σειρά συναφών υπηρεσιών.
Όπως αναφέρονταν, κάθε δημόσιος φορέας, από την έναρξη λειτουργίας του, κάνει χρήση και αποθηκεύει, σε δικές του εγκαταστάσεις, το σύνολο του παραγόμενου αρχείου (έντυπου υλικού) από τις καθημερινές του επιχειρησιακές διαδικασίες. Το αρχείο αυτό μπορεί να αφορά έγγραφα, παραστατικά, καταστάσεις κλπ. που χρησιμοποιούνται για τις διοικητικές διαδικασίες κάθε δημόσιου φορέα. Ο συνεχώς αυξανόμενος όγκος του εν λόγω αρχείου έχει καταστήσει αδύνατη τη διαχείριση και αποθήκευση του, ενώ παράλληλα δημιουργείται πλήθος προβλημάτων από την έλλειψη αποθηκευτικού χώρου, καθιστώντας τις εργασιακές συνθήκες των εργαζομένων εξαιρετικά δύσκολες. Τα Αρχεία απειλούνται από το τεράστιο πρόβλημα της υποβάθμισης και καταστροφής. Τα αίτια του προβλήματος είναι πολλά και αλληλεξαρτώμενα: ενδογενής χημική αστάθεια των υλικών, ακατάλληλες συνθήκες περιβάλλοντος, λανθασμένες πρακτικές φύλαξης και χειρισμού, φυσικές καταστροφές, κλοπή και βανδαλισμός αλλά και άγνοια και έλλειψη πόρων.
Υπηρεσίες Καταγραφής στις εγκαταστάσεις του αναδόχου και καταχώρηση σε ηλεκτρονική πλατφόρμα – barcodes
Ο Ανάδοχος θα διαθέτει ηλεκτρονική βάση δεδομένων («αποθήκη Αρχείων»), προσβάσιμη, μέσω διαδικτύου (Internet) από τους χρήστες του Φορέα. Στην παραπάνω βάση, για κάθε Αρχείο του Φορέα θα αναφέρονται όλα τα στοιχεία που αναγράφονται στην συσκευασία των Αρχείων (Φορέας, διεύθυνση, τμήμα, περιγραφή, ημερομηνίες, κλπ), καθώς και οι γραμμικοί κώδικες (barcodes) των Αρχείων οι οποίοι θα δοθούν και θα επικολληθούν από τον Ανάδοχο κατά την καταχώρηση αυτών. Η παραπάνω ηλεκτρονική βάση δεδομένων θα είναι «κυριότητα» του Φορέα. Το υφιστάμενο αρχείο θα καταγράφεται, με συγκεκριμένη κωδικοποίηση, σύμφωνα με τις υποδείξεις της Αναθέτουσας Αρχής, επικολλώντας σχετικά αυτοκόλλητα γραμμωτού κώδικα (barcodes) και καταχώρηση του στην πλατφόρμα, η οποία θα είναι προσβάσιμη από τους φορείς.
Επίσης, ο Ανάδοχος θα πρέπει να έχει τις κατάλληλες εγκαταστάσεις, εξοπλισμό και λογισμικό (Records Management System) για να τεθεί σε πλήρη λειτουργία η αποθήκη, η διαχείριση – παραλαβή του αρχείου, με βάση τις ανάγκες και τις απαιτήσεις της.
