Στη διενέργεια διαγωνισμού ύψους 60 εκατ. ευρώ (με ΦΠΑ) για την ασφαλή αποθήκευση φυσικών αρχείων του δημόσιου και ευρύτερου δημόσιου τομέα προχώρησε η Κοινωνία της Πληροφορίας. Το αντικείμενο του έργου αφορά στην παροχή Υπηρεσιών Εγκιβωτισμού, Καταγραφής, Μεταφοράς, Ασφαλούς Φύλαξης και Ασφαλούς Διαχείρισης Αρχείου Δημοσίων Φορέων του Δημοσίου, Γενικής και Κεντρικής Κυβέρνησης καθώς και ΟΤΑ α και β βαθμού, που έχουν την ευθύνη να διαχειρίζονται σύμφωνα με το Ν. 4610/2019. Το προς φύλαξη αρχείο, θα παραλαμβάνεται, τμηματικά από τους χώρους των δημοσίων ανωτέρω φορέων όπου βρίσκεται σήμερα κατόπιν σχετικού αιτήματος του Δημόσιου Φορέα και θα μεταφέρεται για φύλαξη και διαχείριση στις εγκαταστάσεις του Αναδόχου. Ο συνολικός όγκος αρχείου που αναμένεται να εγκιβωτιστεί, και να φυλαχθεί για χρονικό διάστημα έως δύο (2) έτη εκτιμάται σε ένα εκατομμύριο τετρακόσιες σαράντα χιλιάδες (1.440.000) κιβώτια που αναλογεί σε περίπου 65.000.000 αρχεία ή άλλως σε 5.760.000 φακέλους. Η διάρκεια της σύμβασης είναι 24 μήνες.
Ως προθεσμία παραλαβής των προσφορών ή των αιτήσεων συμμετοχής ορίστηκε η 28η/02/2023. Η εκτιμώμενη αξία των δικαιωμάτων προαίρεσης αύξησης φυσικού αντικειμένου ανέρχονται έως του ποσού 20 εκατ. ευρώ.
Περιγραφή της σύμβασης
Το αντικείμενο του έργου αφορά την παροχή Υπηρεσιών Εγκιβωτισμού, Καταγραφής, Μεταφοράς, Ασφαλούς Φύλαξης και Ασφαλούς Διαχείρισης Αρχείου Δημοσίων Φορέων του Δημοσίου, Γενικής και Κεντρικής Κυβέρνησης καθώς και ΟΤΑ α και β βαθμού, το οποίο έχουν την ευθύνη να διαχειρίζονται σύμφωνα με το Ν. 4610/2019. Το προς φύλαξη αρχείο, θα παραλαμβάνεται, τμηματικά από τους χώρους των δημοσίων ανωτέρω φορέων όπου βρίσκεται σήμερα κατόπιν σχετικού αιτήματος του Δημόσιου Φορέα και θα μεταφέρεται για φύλαξη και διαχείριση στις εγκαταστάσεις του Αναδόχου. Ο συνολικός όγκος αρχείου που αναμένεται να εγκιβωτιστεί, και να φυλαχθεί για χρονικό διάστημα έως δύο (2) έτη εκτιμάται σε ένα εκατομμύριο τετρακόσιες σαράντα χιλιάδες (1.440.000) κιβώτια που αναλογεί σε περίπου 65.000.000 αρχεία ή άλλως σε 5.760.000 φακέλους.
Κατά τη διάρκεια των 2 αυτών ετών ο ανάδοχος δεν μπορεί να προβεί σε αλλαγές του χώρου φύλαξης ή να μετακινήσει τα αρχεία χωρίς ενημέρωση και έγκριση του φορέα παραγωγής – παράδοσης ή του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης ή της ΚτΠ ΜΑΕ για οποιοδήποτε λόγο. Σε κάθε περίπτωση το κόστος βαρύνει τον ανάδοχο. Για οποιαδήποτε μεταβολή στο νομικό ή λειτουργικό καθεστώς του αναδόχου θα υπάρχει ενημέρωση διότι η μη εξυπηρέτηση αιτημάτων πρόσβασης και ανάκτησης ενεργών δημόσιων αρχείων παρακωλύει δυνητικά την εύρυθμη λειτουργία των δημοσίων φορέων. Η Πιλοτική υλοποίηση της πρότυπης τήρησης αρχείων για την ασφαλή αποθήκευση αφορά 1.440.000 κιβώτια που αναλογεί σε περίπου 65.000.000 αρχεία ή άλλως 5.760.000 φάκελοι του δημόσιου τομέα έχει ως σκοπό μια πιο αποτελεσματική δημόσια διοίκηση και στοχεύει στη μείωση του χρονικού κόστους παροχής των υπηρεσιών αυτών στο κοινό από τη δημόσια διοίκηση, ενώ η καλύτερη πρόσβαση στα αρχεία αναμένεται επίσης να οδηγήσει σε σημαντική εξοικονόμηση κόστους και στην απελευθέρωση πόρων.
Στο αντικείμενο του έργου περιλαμβάνεται:
- Μελέτη Εφαρμογής. Η μελέτη Εφαρμογής που περιλαμβάνει την εκπόνηση μελέτης για την μεθοδολογία εκτέλεσης – αρχειοθέτησης του αρχείου, διασφάλισης της ποιότητας του έργου καθώς και διαστασιοποίησης των φορέων (σε συνεργασία με τα Γενικά Αρχεία του Κράτους)
- Ανάπτυξη πλατφόρμαςγια την Υποστήριξη των Φορέων της Δημόσιας Διοίκησης για την Εφαρμογή της ασφαλούς Αρχειοθέτησης
- Υπηρεσίες εκπαίδευσης
- Υπηρεσίες διαστασιοποίησης και Ποσοτικής Καταγραφής αρχείου φορέων
- Υπηρεσίες Εγκιβωτισμού, Παραλαβής και Μεταφοράς αρχειακού κιβωτίου στις εγκαταστάσεις του Αναδόχου
- Υπηρεσίες Καταγραφής στις εγκαταστάσεις του αναδόχου και καταχώρηση σε ηλεκτρονική πλατφόρμα
- Ασφαλής φύλαξη και ασφαλής διαχείριση εγκιβωτισμένου αρχείου για δύο(2) έτη
- Υπηρεσίες καταστροφής αρχείου, κατόπιν έγκρισης των Γενικών Αρχείων του Κράτους που θα εξασφαλίζει ο εκάστοτε Δημόσιος Φορέας
- Ψηφιοποίηση αρχείου μεγέθους Α0-Α1-Α2 (περιλαμβάνονται έως 3 μεταδεδομένα, σε περίπτωση που δεν αρκούν, μπορεί να χρησιμοποιηθεί ο ελάχιστος απαιτητός αριθμός πεδίων του ΔΙΠΑΠ)
- Ψηφιοποίηση αρχείου μεγέθους Α3-Α4-Α5 (περιλαμβάνονται έως 3 μεταδεδομένα, σε περίπτωση που δεν αρκούν, μπορεί να χρησιμοποιηθεί ο ελάχιστος απαιτητός αριθμός πεδίων του ΔΙΠΑΠ)
- Υπηρεσίες Μεταφοράς σε χώρους τρίτων
Η συνδρομή του Ταμείου Ανάκαμψης
Το παρόν έργο θα δρομολογήσει την τοποθέτηση του αρχειακού υλικού σε απολύτως ασφαλείς εγκαταστάσεις, διασφαλίζοντας την αρχειακή διατήρηση, την τυχόν αναγκαία ψηφιοποίηση όταν και όποτε ζητηθεί, την άμεση ανάκτηση για χρήση ανά πάσα στιγμή χωρίς χρονικές καθυστερήσεις και φυσικά, τη διατήρηση αρχειακού υλικού για περαιτέρω αξιολόγηση, και ταξινόμηση για λόγους καταστροφής ή διατήρησης. Υπενθυμίζεται ότι πρόσφατα το insider.gr είχε αναφερθεί στο «κλείδωμα» της ένταξης του εν λόγω έργου στο Ταμείο Ανάκαμψης, με το RRF να συνεισφέρει με ποσό άνω των 32 εκατ. ευρώ.
Μελέτες, εγκιβωτισμός, μεταφορά και barcodes
Ο ανάδοχος στη πρώτη φάση του έργου θα εκπονήσει μελέτη στην οποία θα αποτυπώσει με λεπτομέρεια τη μεθοδολογία που θα ακολουθήσει για να υλοποιήσει το έργο. Ειδικότερα, θα περιγράψει τα εργαλεία, τις υποδομές και τους ανθρώπινους πόρους που θα διαθέσει ώστε να φέρει εις πέρας το εν λόγω έργο. Επιπρόσθετα, θα εκπονήσει οδηγό ορθής αρχειοθέτησης που θα σταλεί στους δημόσιους φορείς. Ο οδηγός θα περιλαμβάνει οδηγίες και καλές πρακτικές για το πως πρέπει να οργανώνεται και να αρχειοθετείται το αρχείο των δημοσίων φορέων από την πλευρά τους.
Ο βασικός σκοπός και στόχος της ανάπτυξης μίας τέτοιας ψηφιακής πλατφόρμας, ως web πληροφοριακό σύστημα, είναι η βέλτιστη υποστήριξη των αρχικών σταδίων της συνολικής διαδικασίας, με πρόδρομες ενέργειες που περιλαμβάνουν κυρίως τον προσδιορισμό, καταγραφή, ταξινόμηση και οργάνωση από την πλευρά των εμπλεκομένων ωφελούμενων φορέων όλων των αντίστοιχων αρχείων που πρόκειται να ενταχθούν στη διαδικασία αρχειοθέτησης και αρχειοφύλαξης.
Ο Ανάδοχος θα διαθέτει ηλεκτρονική βάση δεδομένων («αποθήκη Αρχείων»), προσβάσιμη, μέσω διαδικτύου (Internet) από απεριόριστο αριθμό χρηστών του Φορέα. Στην παραπάνω βάση, για κάθε Αρχείο του Φορέα θα αναφέρεται συνοπτική περιγραφή του κιβωτίου καθώς και οι γραμμικοί κώδικες (barcodes) των Αρχείων οι οποίοι θα δοθούν και θα επικολληθούν από τον Ανάδοχο κατά την παραλαβή / καταχώρηση αυτών. Η παραπάνω ηλεκτρονική βάση δεδομένων θα είναι «κυριότητα» του Φορέα. Εν συνεχεία, το φυσικό αρχείο θα εγκιβωτιστεί σε κιβώτια κατάλληλων προδιαγραφών έτσι ώστε να διασφαλίζεται η προστασία των εγγράφων από κάθε είδους φθορά. Το αρχείο θα φορτώνεται και θα μεταφέρεται στις εγκαταστάσεις του Αναδόχου. Πριν τη φόρτωση του αρχείου θα συντάσσεται «Πρωτόκολλο παράδοσης – παραλαβής» το οποίο θα συνυπογράφεται από τα στελέχη του Αναδόχου και του εκάστοτε Φορέα.
Ο Ανάδοχος θα καταγράψει το υφιστάμενο αρχείο, με συγκεκριμένη κωδικοποίηση, σύμφωνα με τις υποδείξεις της Αναθέτουσας Αρχής και των ΓΑΚ, επικολλώντας σχετικά αυτοκόλλητα γραμμωτού κώδικα (barcodes) και δημιουργώντας σχετική βάση δεδομένων σε μορφή αρχείου Excel(καταχώρηση αναλυτικής περιγραφής φακέλων με τη πληροφορία που αποτυπώνεται στη ράχη ή στο εξώφυλλο των φακέλων), την οποία υποχρεούται να παραδώσει στην Αναθέτουσα Αρχή. Εξωτερικά του κιβωτίου θα βρίσκεται επικολλημένο το (barcode) (γραμμωτός κώδικας).
